7 Regels voor efficiënte vergaderingen

Dwalen de gevreesde meeting rooms door je nachtmerries? Vraag je jezelf soms af wat je nu in hemelsnaam aan het doen bent in de meeting? Dan is het tijd om het heft in eigen handen te nemen en je vergadering effectiever te maken. Hoe? Eenvoudig, volg gewoon deze eenvoudige regels:


Vermijd 'doe-het-allemaal-vergaderingen'

Heb je ooit een vergadering bijgewoond waarin je sales, marketing, design, logistiek, customer support, development en meer tegelijk bespreekt? Ja, dat is tijdverspilling.

Deel lange vergaderingen op in kleinere vergaderingen waar je alleen diegenen uitnodigt die er echt bij moeten zijn.

By failing to prepare, you are preparing to fail

De beroemde woorden die Benjamin Franklin in de jaren 1700 uitsprak, zijn vandaag de dag nog steeds van belang. Vraag iedereen die de vergadering zal bijwonen om zich voor te bereiden. Dit houdt ook in dat je zelf een voorbereiding moet treffen.

Waar wil je het over hebben? Wat wil je dat er aan het einde van de vergadering gedaan is? Welke vragen wil je beantwoord zien? Welke stappen moeten volgens jou vóór de vergadering worden genomen?

Wees niet diegene die niet is voorbereid

Wees niet degene die tijdens de vergadering de hele tijd "uhmm" en "ik weet het niet" zit te zeggen. Zorg dat je voorbereid bent. 15 minuten voorbereiding voor de vergadering kan je 50 minuten besparen tijdens de vergadering.

Follow ups zijn net zo belangrijk als de voorbereiding

Zorg ervoor dat je na de vergadering met iedereen een follow-up doet. Zijn er geen vragen meer? Waren de instructies duidelijk? Weet iedereen wat er van hem verwacht wordt? Zijn er vervolgvergaderingen in de toekomst? Wat zijn de deadlines?

Deze vragen moeten worden beantwoord, anders blijf je zitten met vertragingen en, erger nog, frustratie!

Know when to hold ‘em, know when to fold ‘em

Zit je vast in een vergadering waar je niet tot een conclusie kunt komen? Dat is niet erg. Stop de vergadering of bespreek andere punten op de agenda. Je kunt altijd op een later tijdstip terugkomen op het onderwerp waar je op vastloopt. Dit geeft iedereen ook een paar uur of dagen om over de kwestie na te denken.

Het echte leven versus digitaal

We weten dat er een digitale revolutie gaande is. Het zou maar erg zijn dat we daar als Digital Product Agency niet van op de hoogte zijn. Toch is het niet altijd het beste idee om al je vergaderingen online te houden.

In real life meetings kun je makkelijker communiceren en is er minder afleiding. Het is ook makkelijker om mensen mee op sleeptouw te nemen. En er is de extra bonus van grote whiteboards, post-its en andere hulpmiddelen om de betrokkenheid bij en de visualisatie van de vergaderonderwerpen verder te verbeteren.

Je hoeft niet perfect te zijn

Hoewel deze richtlijnen zullen helpen, zijn er echt geen regels die garanderen dat je vergaderingen 100% efficiënt zullen zijn.

Veel hangt af van de cultuur van je bedrijf, de mensen die er werken, je eigen mindset en voorbereiding voor, tijdens en na vergaderingen, enzovoort.

Bij PandaPanda hebben we ontdekt dat deze richtlijnen wel degelijk helpen. We hebben de tijd die we in vergaderingen doorbrengen verminderd, onze efficiëntie verhoogd en ons algehele geluk en productiviteit tijdens vergaderingen verhoogd.

Deze richtlijnen kunnen hetzelfde doen voor jou, dus het kan geen kwaad om één of meer van hen eens uit te proberen.

Blijf op de hoogte

Schrijf je in voor de nieuwsbrief & ontvang alle nieuwste updates.

E-mailadres